申办商务备案需要什么条件？

温馨提示

“广东省政务服务网”往来港澳商务签注备案系统因优化升级暂无法正常使用（恢复时间以广东省政务服务网公告为准）。

若需办理往来港澳商务备案（年审）等相关事宜，可现场递交到广州市公安局中国公民出入境接待大厅（广州市越秀区人民北路688号企业服务室）。或以快递方式寄送完整备案（年审）材料（非工作日请谨慎选择、避免遗失），收件地址：广州市公安局中国公民出入境接待大厅（广州市越秀区人民北路688号），收件人：企业服务室或转交保安，收件电话：83128252（仅收快递不提供咨询）。寄件请详细填写申请单位和联系人、联系电话等，否则会因基本信息不清楚而拒收。

广州市公安局中国公民出入境接待大厅办工时间：周一至周五9：00～12：00，13：00～17：00。

备注：

1、目前线下办理工作无法提供进度查询，单位提交完整备案（年审）资料（具体资料请参照后文第18问）后会在10个工作日内完成审批并通过电话、短信告知。

2、为保障单位权益，对单位备案情况（包括进度、时限、种类、人员等）进行查询的，仅可由备案单位法定代表人，备案联系人或备案负责人携带营业执照复印件或工作证和本人身份证到现场咨询。

3、商务备案指引要求和相关表格：请登陆 https://h5.clewm.net/?url=qr61.cn%2FobPKQ5%2Fq1H7Laz&hasredirect=1 。或者，微信搜索关注“广州公安出入境”→热点须知→商务备案，点击二维码进入。

一、系统操作

因线上（网上）系统优化升级暂无法使用。

 

二、总体要求

1.问：申办商务备案需要什么条件？

答：商务备案实行年审制（即有效期为1年，可在备案到期前3个月重新提交备案申请），采用按条件申请和按需要申请相结合的办法。

（1）单位持续有正常生产经营活动，且备案人员无违法违规行为。赴澳须提供商务合作文件。

上年度纳税10万元以上的信用单位，可申请1年多次商务签注备案。

上年度纳税1万元以上10万元以下的单位，可以按条件申请3个月多次的商务备案和相应人员额度。

上年度纳税不足1万元的单位，需到广州市公安局中国公民出入境接待大厅（人民北路688号企业服务室）提交相应文件，经审核综合评定符合条件的，可申请3个月一次的商务备案。

（2）备案单位属地市级或重点区县级政府主管部门扶持、支持或推荐的单位（需要提交相关材料证明），法定代表人为广州市“人才绿卡”（主证）持有人在穗创业的，广州市总部企业，政府部门确认的科研机构，高新技术单位等，提交相应文件，其备案人员经审核通过后，可按需申办商务签注备案。

2.问：没有工商登记的单位可以申请商务备案吗？

答：可以。民办非企业单位（慈善组织除外）、律师事务所、司法鉴定部门、公益二类和经营类事业单位的商务备案方式与企业相同。

3.问：单位今年新成立，可以申请商务备案吗？

答：可以。但单位证照登记注册须满3个月，且需提供连续缴纳的近3个月完税证明。成立不足1年的单位，由出入境管理部门核查所提交的资料，综合判断是否有港澳商务需求，对确有商务需求的单位人员给予相应的备案签注种类。

4.问:单位证照登记注册未满3个月，或者单位纳税未达到标准，但确有与港、澳企业商务往来需要的可否申办商务备案？

答：可以申请3个月一次的商务备案。需要到广州市公安局中国公民出入境接待大厅（人民北路688号企业服务室）现场提交备案所需材料，由出入境管理部门综合评定作出备案与否决定。

5.问：单位不在广州市登记可以申办商务备案吗？

答:不可以。单位须在广州市工商、市场监管、民政等部门登记，或者是境外企业常驻广州市代表机构、经司法行政机构核准设立在广州市的律师事务所、司法鉴定机构等。

6.问：什么原因会导致单位备案不通过？

答：存在以下原因之一，单位备案申请将不予备案；弄虚作假的将依法追究法律责任：

（1）市场监督管理部门查不到名称的。

（2）企业有经营异常或违法失信等情况。

（3）企业纳税额极少甚至为零、系统上提交的单位地址无正常生产经营、备案负责人或联系人无法联系等异常情况的。

（4）收到举报，查实备案单位隐瞒真实情况，弄虚作假的。

（5）经查有其它不符合备案条件的。

7.问：备案后都要年审吗？

答:是。商务备案单位和人员，应根据商务活动需求提供相关备案资料申请年审。

8.问：单位之前有商务备案，现不再经营/迁移外地/注销登记，是否需要取消/撤销/注销单位商务备案？

答：需要。单位备案通过后需要提出注销申请的，请备案负责人/联系人或法定代表人携带本人身份证原件及单位营业执照复印件，及时到广州市公安局中国公民出入境接待大厅（越秀区人民北路688号企业服务室）现场或快递方式提交暂停本单位商务备案报告（无规定格式，须写明具体原因，单位及人员的基本信息，法定代表人签名并加盖公章，单位可据实提供相关材料）。

9.问：人员之前已办理过商务备案，现人员离职或不需商务往来港澳，是否需要取消/撤销/注销人员商务备案？

答：需要。单位应及时到广州市公安局中国公民出入境接待大厅（越秀区人民北路688号企业服务室）现场或快递方式提交公司撤销人员备案报告（无规定格式，须写明具体原因及人员的基本信息，法定代表人签名并加盖公章，单位可据实提供相关材料），申请撤销备案的人员及经办人身份证复印件（加盖本单位公章）。

对仍持有效商务签注的，单位应确保及时注销其商务类签注。

10.问：对备案人数有没有要求/限制/额度？

答:根据纳税额度和商务往来需求确定。

年度纳税额为1万元（含）-5万元的单位，最多可申请备案2人；纳税额为5万元（含）-10万元的单位，最多可申请备案4人；纳税额为10万元以上的单位按需申请。公安机关出入境部门结合单位资质、信用、纳税额度、社保缴纳等情况。

11.问：单位已有备案，怎么增加备案人员？

答:单位备案申请通过后，可以根据单位纳税额度和商务往来需求申请增加人员,请提供：

①增加商务备案人员申请报告（无规定格式，须写明具体原因及人员的基本信息，法定代表人手写签名并加盖单位公章）；

②《商务备案人员名单》（附件3）（法定代表人签名并加盖单位公章）；

③备案人员有效身份证正反面复印件；

④备案人员近3个月至1年在本单位的连续缴费社保明细。

增员材料齐全后进行审批工作，将于10个工作日后（如发现需进一步核查或补充材料，该时间不计算在内）通过短信形式告知审批结果。

公司备案有效期不足6个月的，增加人员只能申请备案3个月多次。

12.问：可以帮单位以外人员办理商务备案吗？

答:不可以。备案人员必须是单位正式员工。对单位故意提供虚假证明骗取商务签注的，一律取消单位备案资格，停止单位人员商务签注。构成违法犯罪的，依法追究单位及相关责任人员法律责任。

13.问：港澳商务备案可以代办吗？

答：港澳商务备案不可以代办，且备案负责人、联系人必须是单位正式员工或被授权人员。

往来港澳商务备案，是公安机关坚持服务市场经济主体、促进大湾区发展交流的专项惠企政策，慎防黑中介骗取单位内部信息和金钱。

三、纳税创汇

14.问：创汇额必须填写吗？怎么填写？

答：若单位无创汇，则无需填写。

创汇的含义是通过贸易等各种途径取得外汇。创汇证明是指银行开具并加盖银行公章的证明或资信收汇证明。

15.问：对完税证明内容有什么要求?

答：（1）单位正常生产经营所产生的纳税（如增值税或企业所得税），不得为个人所得税或保险类税种。

（2）完税证明左上角二维码须清晰可见，且可被扫描识别。

（3）单位正常生产经营且纳税地为广州市，登记满1年的单位需提供上一年度的税收完税证明；登记未满1年的单位需提供连续缴纳的近3个月完税证明。

16.问：对完税证明格式有什么要求？

答：完税证明不得为收据联，所属期不可跨年。

四、材料提交

17.问：材料提交/补充途径有哪些？

答：①现场提交到广州市公安局出入境接待大厅（地址：广州市越秀区人民北路688号企业服务室）。

②快递方式寄送完整备案（年审）材料（非工作日请谨慎选择、避免遗失），收件地址：广州市公安局中国公民出入境接待大厅（广州市越秀区人民北路688号），收件人：企业服务室或转交保安，收件电话：83128252（仅收快递不提供咨询）。寄件请详细填写申请单位和联系人、联系电话等，否则会因基本信息不清楚而拒收。

接待大厅办工时间：周一至周五9：00～12：00，13：00～17：00。

18.问：线下备案需准备什么材料？

（相关表格、模板请登陆 https://h5.clewm.net/?url=qr61.cn%2FobPKQ5%2Fq1H7Laz&hasredirect=1 。或者，微信搜索关注“广州公安出入境”→热点须知→商务备案，点击二维码进入。）

答：线下备案需同时提供单位和人员材料并按序排列。

（1）单位登记证书（营业执照等）副本复印件

（2）单位2022年度完税证明（所属期不可跨年、非收据联，登记未满1年的单位需提供连续缴纳的近3个月完税证明）

（3）《企业申办往来港澳商务签注备案登记表》

（4）《商务备案单位责任告知书》

（5）《商务备案人员名单》（需注明申请种类，如目的地为香港或澳门，类别为一年多次、三个月多次、三个月一次等，具体以公安机关出入境部门审批为准）

（6）负责人、联系人、备案人员身份证复印件、近三个月至一年社保明细（①法定代表人不受社保限制；②负责人、联系人可为同一人；③负责人、联系人若无法提供本单位社保明细，可提交经法定代表人签名和单位公章授权的“授权委托书”代替社保明细；④若负责人、联系人为备案人员的，须提供社保明细。）

（7）单位与澳方商务合作材料（申请赴澳才需提供）

（8）公安机关出入境部门要求提交的其它相关材料。

19.问：内地居民驾驶专用机动车辆往返内地与港澳（两地牌）的，如何申请商务备案？

答：除提供本文第18问所列（1）（3）（4）（5）材料外；还需提供以下材料：

《粤港澳机动车辆往来及驾驶人驾车批准通知书》原件及复印件

备案驾驶人有效身份证件原件及复印件

负责人、联系人身份证复印件、近三个月至一年社保明细（法人为负责人、联系人或备案人员的，无需提供社保明细//负责人、联系人可为同一人//负责人、联系人经法人签名和公司章授权无需提供社保明细）

跨境车辆批文卡上的驾驶人不受单位纳税额度及人员缴纳社保要求的限制。

20.问：备案负责人、备案联系人是指单位的什么人？可以是同一个人吗？

答：备案负责人、联系人必须是单位正式员工或被授权人员，二者可为同一人。

备案负责人特指单位法定代表人，或单位法定代表人授权负责商务备案的负责人；备案联系人指受备案单位委派提交和办理本单位商务备案相关业务的人员。

单位正式员工需提供在备案单位连续缴纳近3个月以上社保证明；被授权人员需提交法定代表人授权委托书，授权委托书由法定代表人签字并加盖公章。授权委托书模板请参照第30问。

21.问：如何变更备案负责人、备案联系人、单位地址、或法定代表人等？

答：可提交相关材料到现场或快递相关材料进行变更登记。请提供：

变更申请报告（无规定格式，须写明具体变更内容及相应人员的基本信息，法定代表人手写签名并加盖单位公章），单位申请任何信息或人员变更均需提供“变更申请报告”；

单位名称、法人、地址等信息变更的，请提交最新的营业执照副本复印件、广州市市场监督管理局出具的《准予变更登记（备案）通知书》复印件、法定代表人身份证复印件、《商务备案单位责任告知书》。

单位备案负责人、联系人变更，请提交《企业申办往来港澳商务签注备案登记表》、新备案负责人、联系人身份证复印件、相应人员在备案单位近3个月至1年连续缴纳社保明细或法人手写签名的授权委托书（请加盖单位公章）。

单位在变更单位名称或变更法定代表人、经营者等证照上注明人员，需在变更期满3个月后才能办理商务备案。

五、人员社保

22.问：对备案人员有什么要求？

答：必须是备案单位的正式员工且社保在广州市缴纳，包括以下几类：

（1）在备案单位连续缴纳的近3个月以上社保，且社保不得为补缴,社保明细中必须体现养老保险缴费记录。需提交个人社保明细（需包含参保人姓名、身份证号码、单位名称、社保部门公章、连续缴纳的近3个月以上社保明细等信息，备案人员可在社保部门网站登录个人账户查询参保明细）。

（2）委托人力资源公司购买社保的，需提交在人力资源公司连续缴纳的近3个月以上社保凭证、本单位与人力资源公司签订的委托合同、本单位在职合同。

（3）备案单位的法定代表人（指在营业执照等单位证照上注明人员）不受社保缴纳限制。股东、监事、董事等非证照注明人员需提交在备案单位连续缴纳的近3个月以上社保凭证。

（4）退休返聘人员，提交退休证明（退休证）、返聘合同、连续缴纳的近3个月个人工资性所得税单（个人所得税纳税记录）和在备案单位连续缴纳的近3个月的工资条（单位盖章）。

23.问：如何转换人员到另一个单位备案？

答：若人员连续近3个月社保已经在另一个单位缴纳，应先注销该人在原单位的有效商务备案，才能在另一家单位提交备案申请。

24.问：对于社保已缴纳15年，但未到达法定退休年龄的人员，申请办理商务备案需如何办理？

答：对于社保已缴纳15年，但未到达法定退休年龄的人员，必须在备案单位有连续缴纳的近3个月以上社保记录，才能符合商务备案条件，按商务备案流程进行人员备案。

25.问：对于已到达法定退休年龄，但因养老保险未缴满15年导致没有退休证的人员，可以办理商务备案吗？

答：没有退休证的人员暂无法办理商务备案。

六、证明提供

26.问：单位可否发邮件备案（年审），有什么要求？

答：目前无法接受邮件。近期，商务备案申办工作持续处于高位，公安机关便民邮箱屡次出现数据阻塞、延迟、丢失和下载限制等问题，我们正在努力协调解决。

27.问：如何出具完税证明？

答：具体以国家税务部门查询方式为准。请注意所属期不可跨年、非收据联。

28.问：如何查询个人社保明细？

答：具体以社保部门查询方式为准。

29.问：如何查询个人所得税？

答：具体以税务部门查询方式为准。

30.问：线下备案材料所需表格、模板在哪里？

答：相关表格、模板均可在本指引二维码下载。

①《单位申办往来港澳商务签注备案登记表》

②《商务备案单位责任告知书》

③《商务备案人员名单》（仅线下办理时需提交）

④《授权委托书》

  商务备案指引要求和相关表格：请登陆 https://h5.clewm.net/?url=qr61.cn%2FobPKQ5%2Fq1H7Laz&hasredirect=1 。或者，微信搜索关注“广州公安出入境”→热点须知→商务备案，点击二维码进入。诚挚感谢您的理解与配合！

31.问：商务合作文件、加急材料，有模板吗？

答：无规定格式。单位可据实提供相关材料。

七、签注办理

32.问：人员备案成功后就可以办理签注吗？有效期多长？

答:单位和人员备案通过后，即可办理备案人员对应的往来港澳签注。

人员备案通过后，有效期满6个月以上的，可以按要求申办3个月多次和1年多次签注种类；有效期满30日前不满3个月的，可以申办3个月多次签注。

33.问：办理商务签注必须到广州市公安局出入境接待大厅吗？

答:不需要。办理商务签注备案人员提前预约，可按时至广州市内各区出入境接待大厅现场办理。

34.问：人员商务签注种类有哪些？

答:有3个月一次，3个月多次和1年多次，且每次逗留不超过7天。

35.问：人员商务签注怎么办理？

答：①网上预约：登录“广东省公安厅出入境政务服务网”（http://www.gdbs.gov.cn),选择“网上预受理”，根据单位注册地或者登记地选择办证地，按照提示填写相关内容。

②到接待大厅办证：按照网上预约的时间和地点，带齐相关资料，到接待大厅前台办理出入境证件。除了预约时提示的资料外，登记备案的国家工作人员须提交单位填写并盖章的《关于同意申办出入境证件的函》。外省户籍人员不需提交居住证。

③交验备案人员居民身份证件。

④公安机关出入境部门要求提交的其它相关材料。

36.问：人员商务签注办理时限多久？广州市公安局出入境接待大厅会比各区分局更快吗？收费多少？

答：商务签注办结时限都是7个工作日。市局和区分局的办理程序和时限一样。

往来港澳通行证60元/证；商务一次有效签注15元/件，多次有效签注80元/件。

37.问：符合“未备案但急需往港澳商务的”情形，可到现场提出申请吗?

答：自2019年4月1日起推出“即备即办”的便利措施，对急需办理商务签注或暂时无法网上备案登记且备案人员办证记录良好的企业，材料提交齐全后可在前台窗口进行备案登记并即时申办商务签注。

八、时限进度

38.问：在什么情况下，备案或注销申请会超过10个工作日的审批时限？

答：超过审批时限一般是由以下原因造成的：

①对于需要补交材料的单位，工作人员会短信通知备案联系人，补材料时间不计入审批时限。

②如若办理期间备案联系方式发生变更导致补充材料短信无法接收，请撤销原备案申请后填入新的备案联系人信息并重新提交申请。

③备案单位材料正在核实中，核查时间不计入审批时限。

39.问：线下备案怎么了解进度和结果？

答：目前线下办理工作无法提供进度查询，单位提交完整备案资料后会在10个工作日内完成审批并通过电话、短信告知。

为保障单位权益，对单位备案情况（包括进度、时限、种类、人员等）进行查询的，仅可由备案单位法定代表人，备案联系人或备案负责人携带营业执照复印件或工作证和本人身份证到现场咨询。

40.问：通过电子邮件或快递将往来港澳商务签注备案材料发送至电子邮箱超过10个工作日，其仍没有收到有关部门的电话或邮箱。其发邮件咨询，也一直没有回复，是什么原因？

答：商务便民邮箱目前不接受材料递交。

近期，商务备案申办工作持续处于高位，公安机关便民邮箱屡次出现数据阻塞、延迟、丢失和下载限制等问题，我们正在努力协调解决。如您急需备案，请尽量前往广州市公安局中国公民出入境接待大厅（广州市越秀区人民北路688号企业服务室）现场递交验核全套商务备案申请材料。如您选择快递方式寄送材料至上述地址，请务必按指引要求提供全套备案资料，保持联系人通讯畅通并及时回复，避免遗失、泄露本单位相关商务信息。诚挚感谢您的支持与配合！

41.问：《单位申办往来港澳商务签注备案登记表》表上的“注册号”是什么意思？

答：企业注册号就是企业营业执照号，现在更换为统一社会信用代码，如未改变为统一社会信用代码的单位请填写。

42.问：对商务备案材料签名及公章有什么要求？

答：商务备案材料标注单位法定代表人、备案负责人或备案联系人签名之处，请相应人员手写签名，请勿以他人代签、加盖私章或电子签名等其他形式体现。单位商务备案纸质材料可以为彩色或黑白，均需加盖本单位公章。

温馨提示：《商务备案单位责任告知书》、《授权委托书》、《商务备案人员名单》必须由法定代表人手写签名。商务备案指引要求和相关表格：请登陆  https://h5.clewm.net/?url=qr61.cn%2FobPKQ5%2Fq1H7Laz&hasredirect=1  。

43.问：商务备案通过后是否有回执或商务备案证等相关证明？

答：线下商务备案暂无商务备案证提供，单位及人员商务备案审批通过后（具体签注种类请以公安机关电话或者短信通知为准），请备案人员通过“广州公安”公众号预约市内就近办证中心办理商务类签注即可。

44.问：单位递交商务备案材料是否可用“马赛克“等形式遮挡部分内容？

答：单位提交的商务备案材料请勿故意遮挡内容，公安机关将严格按照工作规范审核材料。确因商业隐私需要处理的，请经办人到现场沟通确认，以免因材料不符合要求而影响备案审批。诚挚感谢您的理解与配合！

部分条件随政策调整更新，敬请理解！